Nghệ Thuật Đàm Phán

Đàm phán là hoạt động thường xuyên xảy ra tại nơi làm việc. Tuy nhiên, các nghiên cứu cho thấy rằng, 40% mọi người chủ động tránh đàm phán trong cuộc sống hàng ngày của họ. Kỹ năng đàm phán không phải bẩm sinh và cũng ít người sinh ra đã có tài ăn nói, kỹ năng này cần được học hỏi, rèn luyện và thực hành liên tục mới có thể trở nên xuất sắc.

Phân biệt giữa đàm phán và thương lượng

Đàm phán là quá trình trao đổi ý kiến để đạt được thỏa thuận, trong khi thương lượng là quá trình tìm kiếm và thỏa thuận về các điều khoản, điều kiện hoặc giá cả của một giao dịch, tập trung vào việc tìm giải pháp chung và đạt được sự hài lòng từ cả hai bên.

Quá trình trao đổi thông tin và ý kiến để đạt được thỏa thuận giữa các bên

Quá trình tìm kiếm và thỏa thuận về các điều khoản, điều kiện, hoặc giá cả của một giao dịch

Đạt được lợi ích cao nhất cho bản thân hoặc nhóm

Tìm kiếm giải pháp chung và thỏa thuận mà cả hai bên đều hài lòng

Có thể coi đối tác là đối thủ trong quá trình đàm phán

Yêu cầu tính linh hoạt trong việc đưa ra lời đề nghị và thay đổi để đạt được sự đồng ý của các bên

Tập trung vào các yếu tố quan trọng cho mỗi bên

Tập trung vào tìm giải pháp chung và tạo điều kiện để đạt được sự hài lòng từ cả hai bên

Có thể kết thúc với thỏa thuận, không có thỏa thuận hoặc thất bại hoàn toàn

Kết thúc với việc đạt được một thỏa thuận mà cả hai bên đều chấp nhận được

Đòi hỏi khả năng đàm phán và thương lượng

Đòi hỏi khả năng lắng nghe và đồng cảm để tìm đến một thỏa thuận chấp nhận được

Tầm quan trọng của kỹ năng đàm phán và thuyết phục

Kỹ năng đàm phán hiệu quả được các nhà lãnh đạo khao khát và học hỏi từng ngày để trở nên xuất sắc, giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu kinh doanh. Một vài lý do cho thấy kỹ năng đàm phán là cần thiết tại nơi làm việc:

Xây dựng mối quan hệ: Bất chấp sự khác biệt về lập trường, quan điểm thì kỹ năng đàm phán giúp đưa ra giải pháp và tập trung nhiều hơn vào việc tạo thiện chí và giá trị. Điều này xây dựng một mối quan hệ lâu dài.

Đưa ra các giải pháp tuyệt vời: Kỹ năng đàm phán tốt đảm bảo rằng các giải pháp cho xung đột không phải là ngắn hạn. Nó tập trung vào việc tạo ra các giải pháp lâu dài bởi vì cả hai bên chỉ nhượng bộ khi giải pháp thỏa đáng.

Tránh xung đột trong tương lai: Khi các bên đã đồng ý với một thỏa thuận chung, khả năng xảy ra những xung đột sẽ giảm đi đáng kể.

Tạo môi trường kinh doanh thành công: Kỹ năng đàm phán tốt đảm bảo hoàn thành các mục tiêu kinh doanh, tạo ra môi trường kinh doanh thành công.

Hãy nhớ rằng, không phải cuộc đàm phán nào cũng sẽ đi đến thống nhất, nhưng có thể thương lượng. Khi đó, các bên sẽ đưa ra những đề xuất, yêu cầu, lập trường của mình và cố gắng thuyết phục đối phương chấp nhận.

Thương lượng giúp các bên tìm ra những giải pháp phù hợp và cùng có lợi cho tất cả, đồng thời tạo sự tin tưởng và hợp tác bền chặt. Doanh nghiệp phải có một lập trường rõ ràng, tìm hiểu, đánh giá thông tin kỹ lưỡng, lắng nghe và hiểu quan điểm của đối phương để từ đó đưa ra những đề xuất phù hợp.

Phát triển kỹ năng đàm phán cho nhà lãnh đạo

Kỹ năng giao tiếp là một phần quan trọng và không thể thiếu trong kỹ năng đàm phán. Giao tiếp hiệu quả giúp các bên hiểu rõ về những yêu cầu, kỳ vọng hoặc lập trường của đối phương, từ đó đưa ra những phản hồi phù hợp. Kỹ năng giao tiếp cũng giúp các bên đàm phán thể hiện được sự tôn trọng dành cho đối phương, tạo sự tin cậy và quan hệ gắn bó giữa các bên.

Kỹ năng giao tiếp bao gồm khả năng truyền đạt thông tin, lắng nghe, hiểu và phản hồi đúng cách, cũng như thuyết phục và tạo ấn tượng tích cực trong mắt đối phương.

Kỹ năng lập kế hoạch giúp các bên chuẩn bị tốt hơn cho cuộc đàm phán, đồng thời đưa ra những đề xuất, lập trường chính xác, logic và có tính khả thi. Kỹ năng lập kế hoạch bao gồm việc phân tích thông tin, dữ liệu, đưa ra mục tiêu và quy trình đàm phán cụ thể.

Khi thực hiện đàm phán, việc có kế hoạch cụ thể sẽ giúp các bên tránh được những tình huống khó xử nếu không đạt được thỏa thuận mong muốn. Đồng thời, việc lập kế hoạch cũng giúp các bên đưa ra các đề xuất và yêu cầu một cách có hệ thống, từ đó tăng khả năng thuyết phục đối phương đồng ý với lập trường của mình.

Trong quá trình đàm phán, các bên liên quan thường đối mặt với những vấn đề khó giải quyết hoặc các mâu thuẫn giữa các lợi ích và mục tiêu khác nhau. Kỹ năng giải quyết vấn đề là rất quan trọng để đạt được kết quả mong muốn của tất cả các bên trong cuộc đàm phán.

Kỹ năng giải quyết vấn đề bao gồm khả năng phân tích và đánh giá các tình huống, tìm ra nguyên nhân và đưa ra các giải pháp khả thi để giải quyết vấn đề. Điều này giúp các bên tìm ra các giải pháp tối ưu cho tất cả, tránh những tình huống khó xử và không đạt được kết quả mong muốn. Ngoài ra, kỹ năng này còn giúp các bên xác định rủi ro và cơ hội có thể xảy ra trong quá trình đàm phán.

Khả năng thích ứng bao gồm khả năng thích nghi với những môi trường và tình huống mới cũng như đối phó với những thay đổi và khó khăn. Trong kỹ năng đàm phán, khả năng này có thể bao gồm việc đưa ra các chiến lược khác nhau để đạt được mục tiêu đàm phán, tùy thuộc vào đối tác và tình huống cụ thể.

Trong một cuộc đàm phán, nếu người đàm phán không thể thích ứng với các tình huống mới và không có khả năng đưa ra các giải pháp thích hợp, họ có thể gặp khó khăn trong việc đạt được mục tiêu, kỳ vọng của mình.

Trong một cuộc đàm phán, các bên liên quan có thể phải đối mặt với những tình huống căng thẳng, áp lực và thậm chí là mâu thuẫn. Việc kiểm soát cảm xúc trong những tình huống này là rất cần thiết để giúp các bên duy trì tinh thần thoải mái, tập trung hơn vào những mục tiêu chính.

Khi thực hiện các cuộc đàm phán, việc kiểm soát cảm xúc giúp người đàm phán tránh được những hành động bốc đồng, tránh việc phát ngôn hoặc hành động thiếu suy nghĩ, làm giảm khả năng đạt được kết quả tốt nhất. Việc kiểm soát cảm xúc cũng giúp người đàm phán đưa ra quyết định đúng đắn và phù hợp với tình hình.

Phương pháp đàm phán trong kinh doanh

Đàm phán phân tán tức là chỉ một bên đạt được thỏa thuận còn những bên còn lại thì không đạt được kỳ vọng như mong muốn. Những cuộc đàm phán này chỉ tập trung thảo luận vào duy nhất một chủ đề.

Để có thể đạt được thỏa thuận trong đàm phán phân tán, cần quyết tâm và theo đuổi tới cùng về những kỳ vọng của mình. Đồng thời thể hiện thế chủ động bằng cách đưa ra lời đề nghị trước. Mục tiêu có thể cao nhưng mức tối thiểu có thể chấp nhận thì nên được giữ kín, không nên tiết lộ cho đối phương.

Đàm phán tích hợp còn được gọi là đàm phán cùng thắng, đây là phương pháp đàm phán nhằm đưa ra những giải pháp cho các bên cùng có lợi. Đàm phán tích hợp cho phép thảo luận về nhiều chủ đề, nội dung.

Với phương pháp này, cần tiếp cận vấn đề một cách nguyên tắc, xây dựng lòng tin với các bên liên quan, bằng cách xây dựng và nuôi dưỡng những mối quan hệ tích cực, năng nổ thảo luận, trao đổi mục tiêu, quan trọng nhất là phải trung thực và minh bạch.

Tạo cho đối tác có tâm lý thỏa mãn chiến thắng

Đàm phán đôi khi cũng được xem là một loại “tâm lý chiến”, xét về góc độ tâm lý thì quá trình mà các bên tham gia đàm phán cũng là một quá trình tự thỏa mãn

Điều này có nghĩa là, việc cố gắng tạo cho đối tác một tâm lý thỏa mãn, hài lòng, để làm họ cảm thấy mình là người chiến thắng cũng là một chiến thuật hiệu quả. Vì vậy, sau khi kết thúc đàm phán, cho dù kết quả có ra sao đi chăng nữa, hãy gửi lời chúc mừng đến đối tác và tạo cho họ một tâm lý rằng họ đã chiến thắng.

Trường hợp nếu đối tác là bên không đạt được thỏa thuận đàm phán, mà chúng ta cứ phô trương sự tài năng, thông minh của đội ngũ mình, thì dù có đạt được thỏa thuận, họ cũng sẽ cảm thấy không hài lòng với doanh nghiệp trong tương lai.

Việc liên tục đặt ra những câu hỏi mở là một nguyên tắc quan trọng trong mọi cuộc đàm phán. Đặt câu hỏi đôi khi không chỉ là thu thập thêm những thông tin từ đối tác, mà nhân cơ hội này còn có thể tìm ra những sơ hở, rò rỉ của họ trong quá trình giải thích những câu hỏi này. Từ đó, tạo ra lợi thế chủ động để điều khiển cuộc đàm phán.